Australijskie Archiwa Narodowe ogłosiły, że zbierane przez siebie dane w formie cyfrowej będą zapisywać w formacie Open Document. Norwegia zapowiedziała przejście na otwarte formaty danych. Kolejne stany USA rozpatrują lokalne ustawy nakazującej stosowanie otwartych standardów przez oprogramowanie wykorzystywane przez administrację. Nawet w polskiej ustawie o informatyzacji można znaleźć odbicie dyskusji na ten temat toczonych na świecie już od kilku lat. Czy rzeczywiście otwartość standardów jest tak ważna - i czym ona właściwie jest?
Gdy pod koniec lat osiemdziesiątych komputery powoli pojawiały się w biurach i domach, dyskietki wydawały się idealnym sposobem zapisu danych, a ChiWriter, TAG czy, nieco później, AmiPro - doskonałymi programami do edycji tekstów. W niejednym domu znajdzie się zakurzone pudło pełne “dużych” dyskietek, na których zapisane są pliki edytowane ostatnio przed ponad dekadą. Dziś w niewielu miejscach możemy znaleźć stację dyskietek 5.25″. Równie rzadko spotyka się komputery z zainstalowanym TAGiem, który jeszcze nie tak dawno temu królował w polskich biurach. Oznacza to, że nawet jeśli zapobiegawczo skopiowaliśmy swoje pliki przed wyrzuceniem stacji dysków, dziś nie mamy oprogramowania, którymi moglibyśmy je odczytać. Jeśli są to prywatne notatki, nie jest to wielkim problemem. Sytuacja staje się poważniejsza, gdy chodzi o dokumentację prowadzonego przez wiele lat projektu lub dane zbierane przez administrację publiczną. Nośnik na którym zostały zapisane okazał się długowieczny. Program, którego użyto, nie.
Żeby zapobiec wystąpieniu w przyszłości tego typu sytuacji, coraz więcej państw decyduje się na zmianę swojego oprogramowania na takie, które zapisuje swoje pliki w otwartym formacie. Otwartym, czyli dobrze udokumentowanym, z powszechnie dostępną specyfikacją i bez ograniczeń licencyjnych mogących uniemożliwić jego zastosowanie. Dzięki temu każdy programista, który będzie chciał napisać oprogramowanie odczytujące lub zapisujące pliki w otwartym formacie może to zrobić bez większych problemów.
Zastosowanie otwartych standardów ma, poza zapewnieniem długowieczności danych, jeszcze jedną bardzo ważną cechę - umożliwia współpracę oprogramowania. W praktyce z przykładami otwartych i zamkniętych formatów spotykamy się na codzień korzystając z internetu. Kiedy wysyłamy komuś e-mail, nie musimy go pytać, jakiego programu pocztowego używa. Kiedy chcemy skorzystać z komunikatora internetowego, za pomocą Gadu-Gadu nie wyślemy wiadomości do kogoś korzystającego z ICQ. To dlatego, że podstawowe protokoły internetu są dziś otwarte (poczta elektroniczna), zaś sposób transmisji wykorzystywany przez najpopularniejsze komunikatory - nie. Interoperacyjność ma szczególne znaczenie w kontaktach między państwem a obywatelami. Norweska minister administracji, Heidi Grande Røys, stwierdziła obrazowo, że nie do pomyślenia jest sytuacja, gdy do instytucji publicznej można się dodzwonić z telefonu tylko jednego operatora - a tak mniej więcej wygląda aktualnie sytuacja w sektorze informatycznym. W przypadku gdy obywatel komunikuje się z urzędem, zwykle musi korzystać z oprogramowania działającego tylko pod kontrolą Windows, odpowiedź często otrzyma jako załącznik programu Microsoft Word, deklarację ZUS wyśle za pomocą “zamkniętego” Płatnika, a wniosek o dofinansowanie projetu z funduszy unijnych (SIMIK) nie uruchomi mu się na komputerze z zainstalowanym Linuksem lub systemem MacOS X. W praktyce oznacza to zmuszenie obywatela do zakupu drogiego oprogramowania tylko po to, by mógł skorzystać ze swoich praw.
Nie to jest jednak największym problemem, bo nie po raz pierwszy nakłada się w naszym kraju parapodatki. Prawdziwe koszty przywiązania do zamkniętych standardów ujawnią się dopiero za kilka, kilkanaście lat. Systemy informatyczne będą się rozwijać i po kolejnej rewolucji sprzętowej popularne dziś programy przestaną się uruchamiać na nowych komputerach. Jeśli nie będziemy wiedzieli, w jaki dokładnie sposób zapisują one nasze dane, stracimy możliwość ich odczytania. Oznacza to, że administracja publiczna straci dostęp do wszystkich danych zapisywanych w formie cyfrowej.
Rozwiązaniem jest pójście w ślady australijskich archiwów narodowych i zobowiązanie urzędów do zapisywania swoich danych w jednym z otwartych formatów. Najlepiej dopracowany wydaje się być Open Document Format, zaprojektowany przez ekspertów ze zrzeszającego ponad 4 tysiące podmiotów z całego świata konsorcjum OASIS (The Organization for the Advancement of Structured Information Standards). Open Document Format, znany też jako ODF, jest już wykorzystywany m.in. przez popularne darmowe pakiet biurowy OpenOffice.org i KOffice, a także przez komercyjne IBM Workplace, SUN StarOffice czy TextMaker. ODF jest kandydatem do zostania standardem ISO, po uzyskaniu takiego statusu stanie się najprawdopodobniej standardem rekomendowanym przez Unię Europejską. W Polsce format ODF jest rekomendowany jako jeden z podstawowych formatów dla administracji publicznej (Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych), jednak w dalszym ciągu trudno znaleźć jednostki administracji publicznej, które go na codzień wykorzystują.
Organizacje publiczne powinny używać otwartych standardów obowiązkowo - prywatne podmioty mają wybór. Jednak również przedsiębiorcy powinni wziąć pod uwagę możliwość przestawienia firmy na nowe formaty zapisu danych. Opłaci im się to w przyszłości, kiedy nie będą musieli przejmować się koniecznością konwersji danych przy zmianie oprogramowania, a ich pliki będą odczytywalne również przez programy, których autorzy jeszcze nie myślą o zostaniu programistami.